Contenido Nª1 (Administración: origen, importancia y principios)
La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, integración, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social, económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.
La administración es la ciencia social que tiene por objeto el estudio de las organizaciones y la técnica encargada de la planificación, organización, integración, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser social, económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización.
Origen.
Existen dificultades al remontarse al origen de la historia de la administración; algunos escritores, remontan el desarrollo de la administración a los comerciantes sumerios y a los egipcios antiguos constructores de las pirámides, o a los métodos organizativos de la Iglesia y las milicias antiguas. Sin embargo, muchas empresas pre-industriales, dada su escala pequeña, no se sentían obligadas a hacer frente sistemáticamente a las aplicaciones de la administración.
Las innovaciones tales como la extensión de los números árabes (entre los siglos V y XV) y la aparición de la contabilidad de partida doble en 1494 proporcionaron las herramientas para el planeamiento y el control de la organización, y de esta forma el nacimiento formal de la administración. Sin embargo es en el Siglo XIX cuando aparecen las primeras publicaciones donde se hablaba de la administración de manera científica y el primer acercamiento de un método que reclamaba urgencia dada la aparición de la Revolución Industrial.
Importancia.
Para las grandes empresas, la daminsitración técnica o cientifica es indiscutible y obviamente esencial, ya que por su magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una administración sumamente técnica.Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su unica posibilidad de competir con otras, es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor coordinaciónde su elementos: maquinaria, marcado, calificación de mano de obra, etc.
La elevación de la productividad, preocupación quiza la de mayor importancia actualmente en el campo económico, social, depende, por lo dicho, de la adecuada administración de las empresas, ya que si cada célula de esa vida económicosocial es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada por ellas, tendra que serlo. En especial para los paises que están desarrollándose; quiza uno de los requisitos substanciales es mejorar la calidad de su administración, porque, para crear la capitalización, desarrollar la calificación de sus empleados y trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la más eficiente técnica de coordinación de todos los elementos, la que viene a ser, por ello, como el punto de partida de ese desarrollo.
Principios.
Para que la administración se lleve acabo con la maxima eficiencia se hace con la ayuda de principios esto es todo medio administrativo que fortifique el cuerpo social o facilite el control de este deben ser flexibles y el utilizarlos implica inteligencia, experiencia, decisión y mesura. Un principio del cual nunca debemos omitir es la coordinaciòn, se refiere a la forma armoniosa de llevar las acciones con las circunstancias. Fayol enumera 14 principios de administración que son:
La división del trabajo: Se hace con el objeto de producir mas y mejor con el mismo objeto y esfuerzo, nos trae como consecuencia, epecializaciòn y separaciòn de poderes.
La autoridad y responsabilidad: Es el derecho que se tiene de mandar y el poder de hacerse obedecer, esta debe acompañarse de una recompensa o castigo conocida como responsabilidad
Disciplina: Es la obediencia manifestada hacia la empresa de parte de su parte social y esta se da gracias a: a) Buenos jefes en todos los grados. b) Juntas mas claras y equitativas c) Sanciones correctamente aplicadas.
Unidad de mando: Solamente se recibirán órdenes de un solo jefe, pues las dualidades de mando crean conflictos.
Unidad de dirección: La dirección de los programas solo de be estar a cargo y ser implantadas por un solo jefe. Subordinación de los intereses particulares del interés general: Un interés de tipo personal jama debe anteponerse a los intereses de una empresa u organismo social.
Renumeración de personal: El pago a los empleados o parte social debe y será justa para ambas partes, esta dependerá de la voluntad del patrón y de la calidad del empleado, como se supone hasta la actualidad es un problema no resuelto.
Centralización: Aunque no se establece si es una buena o mala administración se hace por efecto natural, su objetivo es para la utilización del 100 % de las facultades de los empleados.
Jerarquía: Es el organizar correctamente el grado de orden, autoridad y responsabilidad de un individuo dentro de un organismo social.
Orden: el personal debe colocarse donde mejor se pueda aprovechar sus facultades como tal. Equidad: Utilizada en vez de la justicia, requiere de sensatez, bondad y mucha experiencia y se refiere a la igualdad del personal.
Estabilidad del personal: Dejar que el personal obtenga experiencia en cierto nivel y depuse si asi se requiere mudarlo de ahí. Nunca antes.
Iniciativa: Facultad de crear y ejecutar cierto plan para la obtención de éxito.
Unión de personal: Entre mas armonía exista dentro del personal, mejor serán los resultados para el organismo social. Es posible nombrar otro gracias a la flexibilidad de los principios. Ejecución inmediata: Toda situación buena o mal se debe resolver al brevedad posible.
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Contenido Nª2 (Organización: definición. Importancia. Tipos)
Una organización, es un grupo social compuesto por personas naturales, tareas y administraciones que forman una estructura sistemática de relaciones de interacción, tendientes a producir bienes, servicios o normativas para satisfacer las necesidades de una comunidad dentro de un entorno, y así poder lograr el propósito distintivo que es su misión. Es un sistema de actividades conscientemente coordinadas formado por dos o más personas; la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización sólo existe cuando hay personas capaces de comunicarse y que están dispuestas a actuar conjuntamente para lograr un objetivo común. Es un conjunto de cargos con reglas y normas de comportamiento que han de respetar todos sus miembros, y así generar el medio que permite la acción de una empresa. La organización es el acto de disponer y coordinar los recursos disponibles (materiales, humanos y financieros). Funciona mediante normas y bases de datos que han sido dispuestas para estos propósitos.
Importancia.
Los fundamentos básicos que demuestran la importancia de la organización son:
- Es de carácter continuo; jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc.). lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
- Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos del grupo social.
- Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
- Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad.
- Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones o responsabilidades.
1er Principio, la especialización. "Cuando más se mide el trabajo, dedicado a cada empleado a una actividad mas imitada y concreta, se obtiene, de suyo, mayor eficiencia, precisión y destreza." La especialización sola es útil cuando se tiene conocimiento general del campo de que dicha especialización es parte; de lo contrario, se desconocen las relaciones de la actividad propia con las demás, con mengua en la eficiencia. Así, una persona especializada en selección de personal, pero que ignora los principios generales de las relaciones industriales, fácilmente cometerá serios errores. La especialización tiene como límites los que impone la naturaleza humana del trabajo; cuando no se reconocen, fácilmente se llega a una super – especialización, que produce monotonía, y lesiona la dignidad humana del trabajador, reduciendo a una mera máquina o parte mecánica del sistema. Además, a base de ir haciendo que el especialista sepa cada vez mas, de un campo menor llega a hacerle especialista en actividades que prácticamente carecen de importancia.
2do Principio, la Unidad de Mando. "Para cada función debe existir un solo Jefe". En este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba órdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto ese esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización: "Nadie puede servir a dos señores". "Un cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es tan monstruoso en lo administrativo, como un cuerpo humano con dos cabezas en lo biológico. La especialización, para obtener mayor eficiencia, estableció la división por funciones; la unidad de mando, para lograr también esa mayor eficiencia, establece su coordinación a través de un solo jefe, que fije el objetivo común, y dirija a todos a lograrlo.
3er Principio, equilibrio de Autoridad-Responsabilidad. "Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella". Principio de equilibrio Dirección-Control. "A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la Unidad de Mando".
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Contenido Nª3 (Departamentalizaciòn; tipos e importancia)
Toda estructura de empresa se relaciona directamente con el nivel de calidad de sus resultados. Al igual que ocurre con un escritorio desorganizado, o una ‘cabeza’ desordenada, la empresa debe organizarse según el tipo de necesidades y cultura que la definen. Sin embargo, ¿en qué consiste la departamentalización realmente? Esta estructura de la organización por departamentalización estará impresa en cada uno de las personas que forman parte de la empresa. Será el reflejo de lo que para ellos significa pertenecer a este grupo de personas. Porque no olvidemos que las empresas son grupos de personas que realizan algo con valor. Así pues, estas conexiones formales de relaciones entre los equipos de trabajo estarán asimiladas y comprendidas en cada uno de los interesados de la empresa. Como ves, la estructura de una empresa va mucho más allá que organizar por secciones la misma.
Tipos.
Departamentalización por tipo de cliente. Toda función va dirigida siempre hacia nuestro cliente final. No está mal que organicemos la empresa por departamentos por los servicios que ofrecemos a los clientes. De esta manera, enfocaremos mejor nuestros esfuerzos para satisfacer eficientemente las necesidades del cliente. Ejemplo: En banca sería departamento de hipotecas, préstamos para empresas, transacciones, etc.
Departamentalización por tiempo. Consiste en la duración de las actividades. Suele combinarse con otros tipos de clasificaciones. También se considera una división de áreas por turnos de la jornada laboral. Departamentalización por territorio. Las áreas geográficas suponen también un criterio muy utilizado por las empresas para clasificar sus departamentos. Dependiendo del sector de actividad, es muy conveniente usar esta tipología. Si los productos y servicios se ofrecen en un determinado territorio, tendrán su propia gerencia para esa área.
Departamentalización por proyectos. Es práctico si para cada proyecto hay un equipo diferente. Entendemos que cada unidad de trabajo tiene unos requisitos específicos definidos por el cliente. Por eso si tu empresa se dedica a ejecutar proyectos diferentes, puede ser una buena estructura este tipo de clasificación.
Departamentalización por productos o servicios. Lo mismo ocurre con los productos. Para las distintas líneas de producto o servicios, siempre y cuando no tengas demasiadas.
Departamentalización por procesos. Una cosa son los proyectos y otra muy distintas los procesos. Aquí puedes ver cuáles es la diferencia entre proyecto y proceso. Si quieres buscar dinámicas optimizadas y aplicar una mejor continua de tus procesos de producción, es muy útil este tipo de departamentalización. Aplicaciones de planificación y gestión del trabajo, que buscan la máxima optimización y rentabilidad de las inversiones, como Sinnaps, ayudan bastante a empresas con este tipo de departamentalización.
Departamentalización por equipo. Puede estar relacionado con proyectos o procesos. Se trata de enfocarse para facilitar con herramientas y tecnologías adecuadas, así como cubrir otro tipo de necesidades que pueda tener cada equipo de trabajo. El fin es reducir costes y aprovechar recursos.
Departamentalización por funciones. Empresas que se dividen el tipo de actividad que desarrolle cada área. Puede ser por ejemplo, Ingeniería, Contabilidad o departamentalización de los costos, Comercial, etc.
2do Principio, la Unidad de Mando. "Para cada función debe existir un solo Jefe". En este principio establece la necesidad de que cada subordinado no reciba órdenes sobre una misma materia de dos personas distintas. Esto ese esencial para el orden y la eficiencia que exige la organización: "Nadie puede servir a dos señores". "Un cuerpo con dos cabezas, dice Urwick, es tan monstruoso en lo administrativo, como un cuerpo humano con dos cabezas en lo biológico. La especialización, para obtener mayor eficiencia, estableció la división por funciones; la unidad de mando, para lograr también esa mayor eficiencia, establece su coordinación a través de un solo jefe, que fije el objetivo común, y dirija a todos a lograrlo.
3er Principio, equilibrio de Autoridad-Responsabilidad. "Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerárquico, estableciéndose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella". Principio de equilibrio Dirección-Control. "A cada grado de delegación debe corresponder el establecimiento de los controles adecuados, para asegurar la Unidad de Mando".
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Contenido Nª3 (Departamentalizaciòn; tipos e importancia)
Toda estructura de empresa se relaciona directamente con el nivel de calidad de sus resultados. Al igual que ocurre con un escritorio desorganizado, o una ‘cabeza’ desordenada, la empresa debe organizarse según el tipo de necesidades y cultura que la definen. Sin embargo, ¿en qué consiste la departamentalización realmente? Esta estructura de la organización por departamentalización estará impresa en cada uno de las personas que forman parte de la empresa. Será el reflejo de lo que para ellos significa pertenecer a este grupo de personas. Porque no olvidemos que las empresas son grupos de personas que realizan algo con valor. Así pues, estas conexiones formales de relaciones entre los equipos de trabajo estarán asimiladas y comprendidas en cada uno de los interesados de la empresa. Como ves, la estructura de una empresa va mucho más allá que organizar por secciones la misma.
Tipos.
Departamentalización por tipo de cliente. Toda función va dirigida siempre hacia nuestro cliente final. No está mal que organicemos la empresa por departamentos por los servicios que ofrecemos a los clientes. De esta manera, enfocaremos mejor nuestros esfuerzos para satisfacer eficientemente las necesidades del cliente. Ejemplo: En banca sería departamento de hipotecas, préstamos para empresas, transacciones, etc.
Departamentalización por tiempo. Consiste en la duración de las actividades. Suele combinarse con otros tipos de clasificaciones. También se considera una división de áreas por turnos de la jornada laboral. Departamentalización por territorio. Las áreas geográficas suponen también un criterio muy utilizado por las empresas para clasificar sus departamentos. Dependiendo del sector de actividad, es muy conveniente usar esta tipología. Si los productos y servicios se ofrecen en un determinado territorio, tendrán su propia gerencia para esa área.
Departamentalización por proyectos. Es práctico si para cada proyecto hay un equipo diferente. Entendemos que cada unidad de trabajo tiene unos requisitos específicos definidos por el cliente. Por eso si tu empresa se dedica a ejecutar proyectos diferentes, puede ser una buena estructura este tipo de clasificación.
Departamentalización por productos o servicios. Lo mismo ocurre con los productos. Para las distintas líneas de producto o servicios, siempre y cuando no tengas demasiadas.
Departamentalización por procesos. Una cosa son los proyectos y otra muy distintas los procesos. Aquí puedes ver cuáles es la diferencia entre proyecto y proceso. Si quieres buscar dinámicas optimizadas y aplicar una mejor continua de tus procesos de producción, es muy útil este tipo de departamentalización. Aplicaciones de planificación y gestión del trabajo, que buscan la máxima optimización y rentabilidad de las inversiones, como Sinnaps, ayudan bastante a empresas con este tipo de departamentalización.
Departamentalización por equipo. Puede estar relacionado con proyectos o procesos. Se trata de enfocarse para facilitar con herramientas y tecnologías adecuadas, así como cubrir otro tipo de necesidades que pueda tener cada equipo de trabajo. El fin es reducir costes y aprovechar recursos.
Departamentalización por funciones. Empresas que se dividen el tipo de actividad que desarrolle cada área. Puede ser por ejemplo, Ingeniería, Contabilidad o departamentalización de los costos, Comercial, etc.
Departamentalización matricial. Combina funciones con proyectos. En cada proyecto se suelen llevar a cabo las mismas funciones. De esta manera, los equipos de trabajo de cada proyecto están formados por personas que desarrollan su función en distintos proyectos al mismo tiempo.
Importancia.
Se supone que lo que se busca con la departamentalizacion es crear una especializacion que facilite el trabajo, lo aga mas eficiente y de mejor calidad. Esto en resumen, te dejo unas definiciones que yo busque ya hace algun tiempo.
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Contenido Nª4 (Organigrama; tipos e importancia)
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización, incluyen las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor.
Tipos.
Vertical: Muestra las jerarquías según una pirámide, de arriba abajo.
Horizontal: Muestra las jerarquías de izquierda a derecha.
Mixto: Es una combinación entre el horizontal y el vertical.
Circular: La autoridad máxima está en el centro, y alrededor de ella se forman círculos concéntricos donde figuran las autoridades en niveles decrecientes.
Escalar: Se usan sangrías para señalar la autoridad, cuanto mayor es la sangría, menor es la autoridad de ese cargo.
Tabular: Es prácticamente escalar, solo que el tabular no lleva líneas que unen los mandos de autoridad.
Importancia.
El organigrama tiene como objetivo presentar, de forma clara, objetiva y directa, la estructura jerárquica de la empresa. Desde el presidente, pasando por los directores, gerentes y empleados, todos los cargos y funciones están ahí. Ayuda a la división interna, pero también contribuye a agilizar procesos y reducir barreras entre la empresa y agentes externos, como proveedores y socios.
La estructura organizacional de una empresa depende de su naturaleza y dimensión. Y para esta planificación, es esencial desarrollar organigramas que promuevan la interacción y comunicación frecuente entre las áreas de marketing, ventas y producción, indica el periodista americano, Sam Ashe-Edmunds, en un artículo publicado en el portal AzCentral. Su consejo es que las empresas innoven no sólo en la creación y venta de productos y servicios, también en la gestión interna.